Een processtroom is eenvoudigweg een gedetailleerd stappenplan van hoe je wilt dat een bepaald proces verloopt. Door een proces flow te maken, kun je ervoor zorgen dat je team op één lijn zit en dat iedereen weet wat er moet gebeuren en wanneer. In deze blogpost geven we je een vijfstappengids voor het maken van een effectieve proces flow voor je bedrijf
1. Bepaal het doel van het proces
Voordat je begint met het creëren van je proces flow, is het belangrijk om een stap terug te doen en het doel van het proces te definiëren. Wat probeer je te bereiken? Voor wie is dit proces bedoeld? Wat zijn de einddoelen? Als je het doel van het proces helder hebt, kun je verder met de volgende stap.
2. Identificeer alle betrokken stappen
De volgende stap is het identificeren van alle stappen die bij het proces betrokken zijn. Dit lijkt misschien een ontmoedigende taak, maar er zijn een paar manieren om het gemakkelijker te maken. Eén manier is om een mindmap te maken van alle betrokken stappen. Een andere manier is om jezelf af te vragen: “Wat moet er gebeuren om dit doel te bereiken?” Blijf die vraag stellen totdat je een uitgebreide lijst hebt van alle stappen die bij het proces betrokken zijn.
3. Zet de stappen in volgorde
Als je alle stappen hebt opgeschreven, is het tijd om ze in volgorde te zetten. Dit onderdeel is cruciaal omdat het zal bepalen hoe soepel (of niet zo soepel) je proces verloopt. Je vindt het misschien handig om in dit stadium een stroomschema te maken, zodat je alles visueel kunt zien voordat je naar de volgende stap gaat.
4. Wijs de verantwoordelijkheid voor elke stap toe
Nu je al je stappen op orde hebt, is het tijd om de verantwoordelijkheid voor elke stap toe te wijzen. Het is belangrijk om hier zo specifiek mogelijk te zijn, zodat er later geen verwarring ontstaat. Bijvoorbeeld, in plaats van te zeggen “Iemand moet X doen”, zeg je “John Doe moet X doen”.
5. Maak benchmarks en tijdlijnen voor elke stap
De laatste stap is het maken van benchmarks en tijdlijnen voor elke stap in de proces flow. Dit zal ertoe bijdragen dat iedereen precies weet wat er gedaan moet worden en wanneer dat moet gebeuren. Nogmaals, wees zo specifiek mogelijk, zodat er later geen verwarring of misverstanden kunnen ontstaan
Het creëren van een effectieve procesflow is cruciaal voor elk bedrijf – groot of klein – als je wilt dat de zaken soepel verlopen (en wie wil dat niet?). Door deze vijf eenvoudige stappen te volgen, kun je een uitgebreid en effectief plan ontwikkelen voor het uitvoeren van elk bedrijfsproces – van het inwerken van nieuwe medewerkers tot het lanceren van een nieuwe productlijn.”